上司には「Fact→Opinion」部下には「Opinion→Fact」

こんにちは。イワケーンです。

「人に報告や意見する時の方法論」ということを考えた記事です。

・上司への報告や意見する時はどうすれば良い？

・部下へは何て言えば効果的なのか？

 という方には何か参考になるかもしれません。今日の記事は、日頃行なっている備忘録なので、手短に書きます。

 目次はこちら！！

 

僕は仕事中、上司や部下とのコミュニケーションをどの様に行うのがベストなのかということを日頃から考えています。というのも社内で自分の意見を通しやすくしていないと仕事がしづらいからです。そんな中で一例ですが、僕が行なっている方法を書き記します。

①上司への報告や意見は「Fact→Opinion」にする

つまり口頭でFact（事実）を言って、その後に自分のOpinion（意見）を言う。例えば、上司に「そう言えばこの前の先方との商談どうだった？」言われた場合、「良かったと思います。先方も乗り気でしたし、来週中には返事がいただけそうですね。プレゼンで部長から頂いた内容も概ね伝わったと思います。」なんて話すとBadです。上司からすれば先方で何を確実にしてきたのか、どんな雰囲気だったのかと言うことがかなり抽象的で分かりづらい。

しかし、同じ内容でも「まず、昨日課長に提出した書類については全てプレゼンにてお話しすることができ、一番伝えたかった内容も理解していただけました。年内事業収支から目標○○%を達成できるか先方は社内で検討するそうです。来週中には一度ご連絡いただける様に取り付けましたが、個人的な見立てとしては良い感触で商談は進みましたよ。」と言う具合に、何をしてきたのか、相手はどこまで確実に理解してくれたのかを明確にした上で意見を言うとGoodです。

この方法をとる上でのメリットは、「上司に分かりやすい様に話を伝えられる点」はもちろん「自分に変な責任が来ないようにする点」が挙げられます。ちょっとずるい考えかもしれませんが、話の行き違いが無いように上司に確認してもらうことで、何か先方とのズレが生じた際に自分まで巻き込まれないようできる。つまり防御でもあるわけです。

②部下への意見や相談の返答は「Opinion→Fact」

つまりOpinion（意見）を言ってからFact（事実）を言う。上司への対応とは真逆をとる方が良いと考えます。もっと言うと「賛成的意見→否定的事実」と言う流れでしょうか。具体的な話し方でいうと「良いね。個人的には好きだ！ただ、この辺りをこう言う風に直すと更に良くなるかな？どう思う？」こんな感じ（笑）

結局のところ、上司には成功のビジョンが見えていて、部下にはそのビジョンがまだ見えていない。このズレが問題なわけです。そのため、ビジョンの見えていない部下に対していきなり頭ごなしに、「ダメだ！〇〇がないからダメ」と言ってしまうと、部下としては自身の考え方が間違っていたと完全に塞ぎ込み、自己肯定ができなくなる可能性があります。仕事のモチベーションも低下するのでよくありません。

そのため、まずは褒める！しかも「個人的には良いと思う」と承認してあげることが大事です。そのあとで、否定的な事実を話してあげる。そうすることによって、部下は「ここは良かったんだ。ただ、もっとよくなるならそうしたい！」と仕事のモチベーションが上がります。こちらの意見を取り入れやすくしてもらうためにしてあげると言うことが狙いな訳です。

仕事をしていて、上司に対して、部下は仕事の達成ビジョンが見えずらいと思います。大事なクライアントへは上司は対面、部下は顔も知らないのに資料を作る、こんな状態が多い。そうすると部下の仕事へのモチベーションは「クライアントが喜ぶこと」からではなく「上司の様子」から引っ張ってきます。上司のために働こうと考える人も多い訳ですから、立居振舞は意識したいところです。

まあ、「そんなこと部下にいちいちするなんて面倒くさい！俺はそんな風にされてない！」と言う人は、ダメ上司の仲間入りですね。っと、将来の自分がそうなるかもしれないので、注意して仕事に励みたいと思います。（笑）